Выемка документов налоговыми органами

В рамках проводимых проверок инспекторы ФНС часто прибегают к такой процедуре, как выемка документов. Многие при этом не придерживаются установленной законом процедуры. А работники и руководство юридического лица, находясь в состоянии шока, не знают, как защитить свои права.

Рассмотрим, как должна проходить выемка документов, что может делать инспектор, а что запрещено законом.

В каких ситуациях можно и нельзя изымать документы

Сотрудники ФНС имеют право проводить выемку документации:

• при проведении выездной проверки;
• после завершения проверки, если требуются вспомогательные контрольные мероприятия.

Важный момент! Решение по итогам проверки еще не должно быть вынесено.

Все иные основания, на которые могут ссылаться инспекторы, не актуальны. Нельзя изъять документацию:

• в ходе камеральной проверки;
• вне какой-либо проверки;
• для получения данных о некоторой сделке с конкретным контрагентом.

Основания для выемки документов

Инспектор не обязан предупреждать бухгалтера или руководителя компании о предстоящей выемке. И в большинстве случаев налоговики используют фактор неожиданности в своих целях.

В то же время инспектор не имеет права проводить выемку на свое усмотрение. Он обязан предварительно получить у своего руководителя соответствующее постановление. В документе обозначаются причины и обстоятельства, на основании которых и проводится выемка.

Но инспекторы зачастую не тратят время на обоснование своих действий. Чаще всего в постановлении написано, что выемка проводится из-за того, что сам налогоплательщик отказался предоставить в ФНС копии требуемых документов, заверенные надлежащим образом.

Если налогоплательщик решит опротестовать процедуру, обоснованную подобным образом, судья с большой долей вероятности примет его сторону. Инспектор должен не писать общие фразы, а подтвердить, что предприниматель не собирается предоставлять документы на проверку, планирует их уничтожить или подменить.

Но у инспектора все же есть право провести выемку без подтверждения своей правоты. Это возможно, если запланирована экспертиза документов, и для нее требуются оригиналы.

В постановлении должно быть приведено описание документов, подлежащих изъятию. Конкретный перечень составлять необязательно. Налоговый Кодекс не содержит подобные требования. Такой позиции придерживаются и суды.

На постановлении должны стоять подписи:

• налогового инспектора, непосредственно проводящего проверку;
• руководителя территориального подразделения ФНС (его заместителя), визировавшего решение о проведении проверки.

Если инспектор пренебрег правилами составления постановления, его действия можно обжаловать. Для этого можно обращаться как к руководству ИФНС, так и в суд.

Правила проведения выемки документов

Только наличия постановления для начала процедуры недостаточно. Есть еще несколько обязательных правил:

• при выемке должны присутствовать законные представители организации или кто-либо из должностных лиц;
• инспектор предъявляет постановление, объясняет, что и как будет проходить. Представителю юрлица надлежит разъяснить его права и обязанности. Должностное лицо обязательно расписывается в постановлении на выемку;
• при процедуре должны присутствовать, как минимум, двое понятых. Это должны быть незаинтересованные лица. Инспектор не имеет права приглашать в качестве понятых своих коллег, студентов вуза, присланных к нему на практику и т. д. Даже водитель или уборщица из ФНС не могут быть понятыми при выемке документов.

Важный момент! Если представителя юрлица не устраивают кандидатуры понятых, предложенные инспектором, он имеет право потребовать замену.

Еще один значимый момент! Представителем организации может быть профессиональный юрист. Руководству организации достаточно предъявить инспектору соответствующее ходатайство до начала выемки. Задача юриста — контроль законности процедуры, пресечение попыток психологического давления.

Инспектор не может сразу, только зайдя в офис организации, приступать к обыску. Закон предписывает, что на первом этапе налоговый работник предлагает представителю юрлица предоставить необходимые документы в добровольном порядке. Если последовал отказ, либо предложение проигнорировано, инспектор может переходить к осмотру помещений, шкафов, тумбочек, сейфов и т. д. Но в законе есть нормы, свидетельствующие о том, что взламывать двери, повреждать запоры следует только в крайнем случае.

Обратите внимание! В качестве юридического адреса организации может быть выбран домашний адрес директора. В этом случае налоговый инспектор не имеет права приезжать к нему, входить в квартиру или частный дом для проведения выемки. Закон запрещает подобные действия.

Особенности заполнения протокола

Инспектор получил то, что ему требуется от представителей организации либо сам выбрал документы в архиве. Но он не может просто сложить накладные, договоры, счет-фактуры в папку и уйти с ними.

Он обязан соблюдать следующие правила:

1. Изымать можно только документы, относящиеся к периоду налоговой проверки или к конкретному предмету.
2. Если представитель организации считает, что инспектор действует за рамками своих полномочий, он имеет право зафиксировать свои возражения в итоговом протоколе.
3. Все изымаемые документы инспектор обязан перечислить в описи или непосредственно в протоколе.
4. Изымаемые документы инспектор собирает в пачки. Их надлежит прошить и пронумеровать. Далее должностному лицу предлагается поставить на пачках оттиск печати организации и свою подпись. В случае отказа информация об этом вносится в протокол.

Важный момент! Инспекторы часто пренебрегают составлением описи. Некоторые ограничиваются указанием количества коробок или папок. Если это так, выемку через суд можно признать незаконной. Время начала выемки и срок ее проведения Формально инспектор не может прибыть в офис организации в период с 22-00 до 6-00 по местному времени. Но в остальном ограничения отсутствуют.

Если налоговый работник приступил к осмотру помещений для выемки документов, он может не прерываться на часы отдыха. Процедура будет продолжаться столько, сколько инспектор сочтет необходимым.

Вышесказанное в полной мере относится к составлению описи или протокола. Временные рамки законом не установлены.

Выемка прошла. Что далее?

Протокол составлен. Инспектор обязан ознакомить с ним понятых и представителей организации. Должностному лицу полагается собственный экземпляр документа.

Особое условие распространяется на ситуацию, когда инспектор изымает оригиналы документов. В этом случае представителю юридического лица обязаны выдать копии, заверенные инспектором.

Отксерить и подписать все документы непосредственно в процессе выемки зачастую невозможно. Значит, это надлежит сделать в течение 5 дней. Инспектор не имеет права требовать, чтобы налогоплательщик снимал копии за свой счет. Он сам обязан это сделать. Когда документы обязаны вернуть?

Ответа на этот вопрос нет ни в налоговом кодексе, ни в иных нормативных актах. Не регламентирован и порядок возврата изъятых папок. В большинстве случаев документы организации передают уже после завершения проверки. Чаще же инспекторы вообще «забывают» об этом. Если это так, следует сначала обратиться к руководителю ИФНС с письменным требованием вернуть документы. Заявление осталось без рассмотрения? Можно готовить иск в суд.

Несколько советов:

1. Не стоит вступать в споры и пререкания с инспекторами, реагировать на возможные сообщения о неминуемом аресте в случае отказа в предоставлении документов и т. д.
2. Инспектора нельзя оставлять одного в кабинете, архиве, иных служебных помещениях. Если есть нарушения, отклонения от процедуры, их следует зафиксировать в протоколе.
3. Нельзя в ходе выемки объяснять налоговику, что за документ он держит в руках, кем он подписан и т. д. Если нужна более подробная информация, инспектор может официально вызвать представителей организации на допрос. А туда уже лучше идти, заручившись поддержкой опытного юриста.